Postopek prijave kršitev in telefonska linija za prijavo kršitev

Etično in skladno obnašanje je za družbo Henkel, njegove delavce in deležnike najvišja prioriteta. To vključuje tudi strogo spoštovanje zakonodaje o prijaviteljih kršitev na globalni ravni. Za nas je zelo pomembno, da prepoznamo potencialne kršitve in sprejmemo vse ustrezne ukrepe za preprečevanje kršitev. Delavci in deležniki družbe Henkel so zato spodbujani k prijavi potencialne kršitve.  Henkel bo skrbno analiziral vsa obvestila na podlagi poštenega postopka, ki bo zagotavljal spoštovanje pravic prijaviteljev in vpletenih oseb, vse informacije pa bodo obravnavane z največjo stopnjo zaupnosti.  Prijavitelji kršitev, ki bodo v dobri veri prijavili potencialne kršitve, bodo zaščiteni, kakršni koli povračilni ukrepi zoper njih pa ne bodo dopuščeni.

V nadaljevanju so povzeti postopki za prijavo kršitev v družbi Henkel:

Kaj se lahko prijavi.

Henklov Kodeks ravnanja, naše vrednote, vodstvene zaveze in nadaljnji interni standardi določajo visoko raven pričakovanj v zvezi z našim lastnim vedenjem in poslovnim ravnanjem ter vedenjem naših deležnikov. Vse potencialne kršitve teh meril, vključno s kršitvami veljavnih zakonov, je mogoče prijaviti.

Kje se lahko vloži prijava. Več možnih kanalov za prijavo v družbi Henkel.

Prijaviteljem so na voljo različni kanali za prijavo potencialnih kršitev.

• ­Zaposleni se lahko obrnejo na svoje nadrejene, kadrovsko službo ali službo za skladnost poslovanja /pravno službo, da bi izrazili skrb, dobili nasvet in prijavili potencialno kršitev.
• Henklova Organizacija za zagotavljanje skladnosti, ki jo je upravni odbor družbe Henkel pooblastil kot odgovorno za obravnavo vseh prijav za skupino, je na voljo
  • po elektronski pošti  (compliance.office@henkel.com), 
  • o prek spletnega obrazca (webform) in
  • javno ali anonimno prek linij družbe Henkel za zagotavljanje skladnosti ‏(kontakt in kode za dostop prek telefona in spletnega obrazca so na voljo spodaj).
• Prijavitelji kršitev, ki se nanašajo na družbe Henkel v Evropski uniji in ne želijo vključiti Organizacije za zagotavljanje skladnosti poslovanja družbe Henkel pri družbi Henkel AG & Co. KGaA in/ali njenih lokalnih vodij za skladnost, lahko svoje prijave posredujejo zunanjemu varuhu (ombudsperson) ), ki je neodvisen od organizacije Henkel in je zavezan poklicni molčečnosti.
• Končno, družba Henkel v celoti priznava, da se lahko v nekaterih jurisdikcijah prijavitelji kršitev z namenom prijave obrnejo neposredno na javne organe.

Dostop do prijav in obravnava prijav prijaviteljev.

Henkel bo vsako prijavo kršitve obravnaval z največjo skrbnostjo, hitrostjo in zaupnostjo ter v celoti upošteval veljavno zakonodajo, ki ureja zasebnost. To vključuje tudi strogo upoštevanje načela potrebe po seznanitvi, tj. samo Organizacija za skladnost družbe Henkel ‏(lokalna in globalna) in, odvisno od primera, drugi ustrezni oddelki, potrebni za preiskavo, ter zunanji strokovni preiskovalci/revizorji bodo imeli vpogled v prijavo, preiskavo in nadaljnje ukrepe.

Postopek bo ustrezno registriran in dokumentiran. Preiskave potekajo v skladu z načelom pravičnosti postopka, objektivnosti, ki ji sledi nepristranska odločitev, pri čemer se vse vpletene osebe štejejo za nedolžne, dokler se kršitev ne dokaže.

Henkel se odločno odzove na ugotovljene kršitve, kar lahko med drugim vključuje ustrezne disciplinske sankcije proti kršiteljem. Če je to primerno, lahko Henkel vključi javne organe in državno tožilstvo. Na podlagi preiskanih dejstev, odločitev o primeru in ustreznih ukrepih običajno sprejme Henklova Organizacija za zagotavljanje skladnosti poslovanja ‏(lokalna in globalna), v skladu s pristojnimi vodji poslovnih enot in kadrovsko službo.

Odgovor prijaviteljem kršitev in njihova zaščita.

Prijaviteljem kršitev bo odgovorjeno v najkrajšem možnem času. Po splošnih smernicah, se mora v sedmih dneh potrditi prejem vsake prijave, v treh mesecih pa se pripravi ugotovitev ali dopolnitev postopka v zvezi s primerom. V skladu z veljavnimi zakoni mora odgovor upoštevati zaupnost in pravico do zasebnosti vseh vpletenih oseb.

V naši organizaciji ni dopuščena nobena vrsta povračilnih ukrepov, zato bodo zaščiteni vsi, ki v dobri veri prijavijo nepravilnost, tudi če se ta izkaže za neutemeljeno.

Varstvo podatkov.

Za prijave Organizaciji za zagotavljanje skladnosti družbe Henkel si oglejte Izjavo o varstvu podatkov družbe Henkel AG & Co. KGaA. Za prijavo varuhu velja tam navedena izjava o varstvu podatkov.