Skladnost v skupini Henkel – Sistem in zaščita prijaviteljev kršitev

Etično in skladno obnašanje je za družbo Henkel, njegove delavce in deležnike najvišja prioriteta. To vključuje tudi strogo spoštovanje zakonodaje o prijaviteljih kršitev na globalni ravni. Za nas je zelo pomembno, da prepoznamo potencialne kršitve in sprejmemo vse ustrezne ukrepe za preprečevanje kršitev. Delavci in deležniki družbe Henkel so zato spodbujani k prijavi potencialne kršitve. Henkel bo skrbno analiziral vsa obvestila na podlagi poštenega postopka, ki bo zagotavljal spoštovanje pravic prijaviteljev in vpletenih oseb, vse informacije pa bodo obravnavane z največjo stopnjo zaupnosti. Prijavitelji kršitev, ki bodo v dobri veri prijavili potencialne kršitve, bodo zaščiteni, kakršni koli povračilni ukrepi zoper njih pa ne bodo dopuščeni.

V nadaljevanju so povzeti postopki za prijavo kršitev v družbi Henkel:

Kaj se lahko prijavi.

Henklov Kodeks ravnanja, naše vrednote, vodstvene zaveze in nadaljnji interni standardi določajo visoko raven pričakovanj v zvezi z našim lastnim vedenjem in poslovnim ravnanjem ter vedenjem naših deležnikov. Vse morebitne kršitve teh meril, vključno s kršitvami veljavnih zakonov, je mogoče prijaviti.

Kje se lahko vloži prijava. Več možnih kanalov za prijavo v družbi Henkel.

Prijaviteljem so na voljo različni kanali za prijavo morebitnih kršitev.

• ­Zaposleni se lahko obrnejo na svoje nadrejene, kadrovsko službo ali službo za skladnost poslovanja/pravno službo, da bi izrazili skrb, dobili nasvet in prijavili potencialno kršitev.
• Henkelova imenovana zaupnica Manja Trstenjak ("Zaupnik") je dosegljiva
  • po e-pošti (varni poštni predal)
• ­Henklova Organizacija za zagotavljanje skladnosti, ki jo je upravni odbor družbe Henkel pooblastil kot odgovorno za obravnavo vseh prijav za skupino, je na voljo
  • po elektronski pošti  (compliance.office@henkel.com), 
  • o prek spletnega obrazca (webform) in
  • javno ali anonimno prek linij družbe Henkel za zagotavljanje skladnosti ‏(kontakt in kode za dostop prek telefona in spletnega obrazca so na voljo spodaj).
• ­Prijavitelji kršitev, ki se nanašajo na družbe Henkel v Evropski uniji in ne želijo vključiti Organizacije za zagotavljanje skladnosti družbe Henkel pri družbi Henkel AG & Co. KGaA in/ali njenih lokalnih vodij za skladnost, lahko svoje prijave posredujejo zunanjemu varuhu (ombudsperson), ki je neodvisen od organizacije Henkel in je zavezan poklicni molčečnosti.
• ­Končno, družba Henkel v celoti priznava, da se lahko v nekaterih jurisdikcijah prijavitelji kršitev z namenom prijave obrnejo neposredno na javne organe ‏(glej spodaj).

Zaupnik.

Zaupnik je pristojna oseba, na katero naslovite svoje prijavo. Če se nanj ne boste obrnili neposredno, bosta Organizacija za zagotavljanje skladnosti in varuh vašo prijavo posredovala Zaupniku. Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter ni vezan na navodila v posamezni zadevi.

Zaupnik o ugotovitvah poroča vodstvu najpozneje v treh mesecih. V poročilu navede prijavljeno kršitev in predlagane ukrepe za odpravo te kršitve ter oceni tveganje za prihodnje kršitve. Poročilo ne sme vsebovati informacij o prijavitelju kršitve. Če kdo ‏(npr. vodstvo, sodelavci ali druge osebe) odkrije vašo identiteto, lahko to prijavite Komisiji za preprečevanje korupcije ‏(pri pripravi prijave vam lahko pomaga Zaupnik).

Zaupnik bo izdal tudi potrdilo o vloženi prijavi, če ga potrebujete za druge uradne postopke in se po potrebi obrnil na Komisijo za preprečevanje korupcije, da vam pomaga pri izvajanju zaščitnih ukrepov.

Zaupnik vam bo tudi svetoval, na kateri zunanji organ se lahko obrnete, če prijave ni mogoče ustrezno obravnavati. Nenazadnje se lahko prijavitelji kršitev za namene prijave neposredno obrnejo na javne organe. V Sloveniji so to naslednji organi:

1. Agencija za komunikacijska omrežja in storitve,
2. Agencija za trg vrednostnih papirjev,
3. Agencija za varstvo konkurence,
4. Agencija za varnost prometa,
5. Agencija za zavarovalni nadzor,
6. Agencija za javni nadzor nad revidiranjem,
7. Banka Slovenije,
8. Državna revizijska komisija,
9. Finančna uprava,
10. Tržni inšpektorat,
11. Urad za preprečevanje pranja denarja,
12. Informacijski pooblaščenec,
13. Inšpekcija za informacijsko varnost,
14. Inšpekcija za sevalno in jedrsko varnost,
15. Inšpekcija za varstvo pred sevanji,
16. Inšpekcija za varno hrano, veterinarstvo in varstvo rastlin,
17. Inšpektorat za delo,
18. Inšpektorat za javni sektor,
19. Inšpektorat za okolje in prostor,
20. Javna agencija za zdravila in medicinske pripomočke,
21. Organi nadzora v skladu s predpisi, ki urejajo porabo sredstev evropske kohezijske politike v Republiki Sloveniji,
22. Zdravstveni inšpektorat,
23. Slovenski državni holding in
24. Komisija za preprečevanje korupcije.

Dostop do prijav in obravnava prijav prijaviteljev.

Henkel bo vsako prijavo kršitve obravnaval z največjo skrbnostjo, hitrostjo in zaupnostjo ter v celoti upošteval veljavno zakonodajo, ki ureja zasebnost. To vključuje tudi strogo upoštevanje načela potrebe po seznanitvi, tj. samo Organizacija za skladnost družbe Henkel ‏(lokalna in globalna) in, odvisno od primera, drugi ustrezni oddelki, potrebni za preiskavo, ter zunanji strokovni preiskovalci/revizorji bodo imeli vpogled v prijavo, preiskavo in nadaljnje ukrepe.

Postopek bo ustrezno registriran in dokumentiran. Preiskave potekajo v skladu z načelom pravičnosti postopka, objektivnosti, ki ji sledi nepristranska odločitev, pri čemer se vse vpletene osebe štejejo za nedolžne, dokler se kršitev ne dokaže.

Henkel se odločno odzove na ugotovljene kršitve, kar lahko med drugim vključuje ustrezne disciplinske sankcije proti kršiteljem. Če je to primerno, lahko Henkel vključi javne organe in državno tožilstvo. Na podlagi preiskanih dejstev, odločitev o primeru in ustreznih ukrepih običajno sprejme Henklova Organizacija za zagotavljanje skladnosti poslovanja ‏(lokalna in globalna), v skladu s pristojnimi vodji poslovnih enot in kadrovsko službo.

Odgovor prijaviteljem kršitev in njihova zaščita.

Prijaviteljem kršitev bo odgovorjeno v najkrajšem možnem času. Po splošnih smernicah, se mora v sedmih dneh potrditi prejem vsake prijave, v treh mesecih pa se pripravi ugotovitev ali dopolnitev postopka v zvezi s primerom. V skladu z veljavnimi zakoni mora odgovor upoštevati zaupnost in pravico do zasebnosti vseh vpletenih oseb.

V naši organizaciji ni dopuščena nobena vrsta povračilnih ukrepov, zato bodo zaščiteni vsi, ki v dobri veri prijavijo nepravilnost, tudi če se ta izkaže za neutemeljeno.

Varstvo podatkov

Za prijavo Zaupniku in Henklovi organizaciji za zagotavljanje skladnosti si oglejte Izjavo o varstvu podatkov družbe Henkel AG & Co. KGaA. Za prijavo varuhu ali zgoraj navedenim institucijam veljajo njihove izjave o varstvu podatkov.